Organisieren
Wir organisieren uns selbst - und das ehrenamtlich!
Aus der Struktur, die schon zu Zeiten des Kleingarten und Siedlerverbandes bestand, haben wir unser eigenen Strukturen entwickelt.
Hierbei benötigten wir eine Vertretung des Vereins gegenüber den Behörden wie Gemeinde, Landratsamt, Finanzamt und weiterer Institutionen. Die Vorstandsarbeit ist daher ein ständiger Lernprozess, der nicht hoch genug bewertet werden kann. Nach innen sind, bedingt durch organisatorische Massnahmen, zuarbeiten von weiteren ehrenamtlichen Mitgliedern erforderlich. Alle leisten einen entscheidenen Beitrag um die Funktionalität des Vereins aufrecht zu erhalten.
Ihnen gebührt der Dank aller Siedler unseres Vereins.
Vorstand
- Gewährleistung und Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und der Gartenordnung
- Bindeglied zwischen Verein und Öffentlichkeit
- Vorsitz bei Sitzungen und Versammlungen
- Abwicklung der Vereinsgeschäfte
- Erledigung des Schriftverkehrs
- Kontrolle und Durchsetzung der in den Mitgliederversammlungen und Gesamtvorstandssitzungen gefassten Beschlüsse gemeinsam mit dem gewählten Vorstand
- Mitgliederinformation
Stellvertretender Vorstand
- Vertretung in den Amtsgeschäften des Vorsitzenden bei dessen Krankheit, Urlaub oder anderweitigem Ausfall
- Erarbeitung von Verträgen, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen gemeinsam mit dem Vorsitzenden bzw. allen Vorstandsmitgliedern
- Leitung und Kontrolle der kulturellen und sonstigen Veranstaltungen, Festen und anderer Aktivitäten des Vereins
- Leitung der Baukommission des Vorstandes, Planung evtl. Bau-bzw. Instandhaltungsmaßnahmen an den vereinseigenen Objekten mit dem Gesamtvorstand
- Öffentlichkeitsarbeit für den Verein
- Betreuung der Schaukästen und Vereinsbriefkästen
- Allg. Ansprechpartner für Vereinsangelegenheiten
Schatzmeister
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Führung der Vereinskasse
- Erstellung von Rechnungen
- Berichte über die Finanz-und Vermögensanlage inkl. Wassergeld, Kontostand in der Vorstandssitzung, sowie in der Gesamtvorstandssitzung und Mitgliederversammlung
- Vorschläge zur finanziellen Optimierung von Investitionen, Baumaßnahmen und Veranstaltungen etc.
- Verwaltung, Aufbewahrung und Speicherung sämtlicher Finanzunterlagen erfolgt durch das Steuerbüro, sowie alle Steuerangelegenheiten des Vereins
- Erstellung des jährlichen Haushalts-und Jahresbudget erfolgt durch das Steuerbüro
- Parzellenverkäufe und Datenpflege
Schriftführer/ in Mitgliederwesen
- Erstellung von Protokollen, Berichten und Schriftwechsel in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern
- Organisation des Vorstandsbüros
- Vor- und Nachbereitung der Unterlagen bei Versammlungen
- Beschaffung von Informationsmaterial für die Vorstandsarbeit und für die Vereinsverwaltung betreuenden Belange
- Datenpflege der Website/ Hompage
- Administrator der Cloud
Parzellenangelegenheiten / Eigentümerbetreuung
- Ansprechpartner für Gartenfreunde und Interessenten bei Verkauf bzw. Kauf von Grundstücken
- Einhaltung und Kontrolle des offiziellen Werdegangs bei Verkauf/ Kauf
- Übergabe der Parzellenschilder
- Verleih von vereinseigenem Inventar z.B. Bierzeltgarnituren
- Vermietung Vereinshaus
Technik / Organisation
- Ordnung und Sicherheit im Vereinsgelände und für die vereinseigenen Objekte
- Verantwortlich für Bestand und Wartung an vereinseigenen Geräten und Mobiliar
- Instandsetzung der vereinseigenen Schaukästen
- Mitglied Baukommission
Rechnungsprüfer/ in
- Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen
- Prüfung ob die Mitgliedsbeiträge und Gemeinkosten ordnungsgemäß eingegangen sind
- Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten
- Überprüfung des Vereinsvermögens
- Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchungsvorschriften
- Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses
Vertrauensmann/ frau
- Einhaltung der Satzung und Gartenordnung in seiner Gruppe
- Interessenvertreter der Mitglieder/ Eigentümer seiner Gruppe als Mitglied des Gesamtvorstandes
- Durchführung von Gruppenversammlungen vor und nach Sitzungen des Gesamtvorstandes zum Zweck der umfassenden Information
- Abstimmung zur Ermittlung der Gruppenmeinung zu Beratungsthemen vor einer erweiterten Vorstandssitzung
- Ansprechpartner bei Fragen seiner Gruppenmitglieder
Wassergruppenverantwortlicher
- Ablesung der Wasserzähler in den Parzellen seiner Wassergruppe
- Ablesung des Gruppenzählers seiner Wassergruppe
- Ab-und Anstellen der Wasserversorgung der Gruppe mit Kontrolle der Abgänge auf Verluste durch offene Leitungen
- Kontroll- und Aufsichtspflicht über die ordnungsgemäße Funktion der Wasserzähler innerhalb der Gruppe
- Führung der Ablesekarten / Dokumentation zum Wasserverbrauch der jeweiligen Parzellen
- Zuarbeit zur Gesamterfassung für die Wasserabrechnung an den Hauptwasserverantwortlichen / Vorstand
- Erstellen einer Jahres- Wasserabrechnung für jeden Anschluss des Gruppenzählers
